BLOG: IT-Transformaties met Leading With Obeya

Waar strategie tot leven komt: werken met Leading with Obeya

Strategie en governance stonden stevig. Maar wat mij minstens zo aansprak, was iets anders.

Binnen de leiderschapsteams werd gewerkt met Leading with Obeya. Waar SAFe het raamwerk bood voor flow, afstemming en waardecreatie, werd Obeya ingezet om leiderschapsteams te helpen strategie daadwerkelijk naar uitvoering te brengen. Door gezamenlijk inzicht, leren en actie te structureren, werd de strategische richting niet alleen bepaald - maar ook dagelijks verder de organisatie in gedragen.

Voor mij als begeleider van deze transformatie is het waardevol om aan te sluiten bij een manier van werken die al in de haarvaten van het leiderschap zit. Leading with Obeya fungeerde als vertrouwde basis: praktische managementprincipes, vaste ritmes, visuele hulpmiddelen en een gestructureerde aanpak voor probleemoplossing.

Leading with Obeya is specifiek bedoeld voor leiderschapsteams: teams die richting moeten geven aan het werk dat uitgevoerd moet worden. Het gaat steeds om één leiderschapsteam met een gezamenlijk doel. Alles wat nodig is om dat hogere doel te bereiken hangt aan de muur (visualiseren), gekoppeld aan een aanpak om gestructureerd problemen op te lossen (continu verbeteren).

In mijn aanpak bij dit programma voor de datamigratie en ontmanteling heb ik deze methode omarmd voor het aansturen van het team dat deze verandering concreet moest uitvoeren. In deze blog ga ik dieper in op de gestructureerde aanpak voor probleemoplossing en de eerste stap naar een gezamenlijk doel. In de volgende blog werk ik uit wat er verder nodig was om dat gezamenlijke doel te bereiken.

‍Strategische Richting "A goal as clear as the sun" — Jürgen Klopp

In mijn aanpak maak ik dankbaar gebruik van lessen uit verschillende disciplines. In een recente podcast (Diary of a CEO) beschrijft oud-trainer Jürgen Klopp dat hij ieder seizoen start met een doel ‘as clear as the sun’ en dat dit doel vervolgens als baken dient voor alles wat nodig is om het te bereiken.

In deze transformatie was de doelstelling even helder als urgent: op een vaste einddatum (midden 2026) moest de migratie volledig zijn afgerond en de IT-omgeving van de overgenomen organisatie volledig ontmanteld. Samen met het leiderschapsteam van van de Generieke IT afdeling en de Product Owners van de verschillende teams zijn we in werksessies gekomen tot een gezamenlijke strategische richting: As clear as the sun.

De aanpak was gebaseerd op de 1-1-2-4-All-methode van Liberating Structures. Dat leverde de volgende strategische richting op, die als ankerpunt diende voor alles wat daarna volgde:

“Wij zorgen voor een naadloze overgang door stabiliteit, veiligheid en compliance te waarborgen en de business teams te ondersteunen met up-to-date IT-oplossingen en deskundig advies. We borgen efficiënte en transparante bedrijfsvoering totdat de laatste klant is gemigreerd en alle systemen zijn uitgefaseerd.”

Deze strategische richting gebruikten we vervolgens om onze ruimte verder in te richten — daarover meer in blog 2.

‍Structurele aanpak als dragende kracht

Je kunt je voorstellen dat we in een omgeving zaten waar bedrijfscontinuïteit van essentieel belang was. In een situatie van een overname én een verhuizing stapten medewerkers over naar nieuwe carrièrepaden zowel intern als extern. Met verschillende partners hadden we afspraken gemaakt over het aanvullen van kennis en vaardigheden, met als doel kennisuitval tijdig op te vangen met externe expertise.

Wat dan enorm helpt, is dat het zittende team al gedragen wordt door een vaste manier van werken.

Dit mechanisme komt ook terug in de podcast met Jürgen Klopp. Hij vertelt dat hij altijd begint met het trainen van basisprincipes en afspraken. Zodra die zijn ingetraind, kan het team creatiever worden omdat het gedragen wordt door een vaste basis waarop het altijd kan terugvallen. De ingesleten basisprincipes leiden tot vertrouwen in de manier van werken. Een vertrouwen dat het geheel vervolgens draagt in het durven uitstappen naar verbetering en creativiteit.

Leading with Obeya had dit effect ook binnen deze transformatie. De vaste ritmes, routines en procedures waren de ingetrainde basis waarop het team steeds kon terugvallen. Ik heb dat in het begin niet zo bewust gezien, maar merk het nu in andere opdrachten - waar ik dezelfde methodiek toepas - dat we veel sneller tot executie komen, omdat er snel vertrouwen ontstaat dat de basisprincipes ons dragen.

Twee voorbeelden:

1. Identity & Access Management

In een vroeg stadium van de transformatie moesten we vrijwel een volledig Identity & Access Management-team vervangen. Het nieuwe team kreeg direct te maken met een probleem waarvoor de oplossing nog niet voorhanden was en dat de continuïteit van meerdere applicaties in gevaar bracht. In plaats van ongestructureerd de brand te gaan blussen, kon het team leunen op de gestructureerde aanpak voor het oplossen van moeilijke problemen (Toyota Kata) zoals opgenomen in Leading with Obeya. Ondanks de kennisachterstand kon het team vertrouwen op de draagkracht van de methodiek en zich volledig richten op de aanpak. Stap voor stap kwamen ze tot een waardevolle oplossing en implementeerden die succesvol.

2. Cascaderen & verbinden

Een tweede voorbeeld raakt het principe van cascaderen en verbinden binnen Leading with Obeya. Binnen de organisatie waren de teams zowel bottom-up als top-down logisch met elkaar verbonden. De waarde hiervan werd zichtbaar toen een aantal uitvoerende teams ontdekte dat de cloudkosten onverwacht en significant opliepen.

Dit probleem werd gemeld in de Act & Respond van het team om 09:00 uur, geëscaleerd naar de Act & Respond van de teamleiders om 09:30 uur, en vervolgens doorgeleid naar de Act & Respond van het leiderschapsteam om 10:00 uur. Vanuit het leiderschapsteam werd dezelfde dag nog contact gezocht met het juiste niveau bij de leverancier om het probleem inzichtelijk te maken en op te lossen.

Binnen één ochtend liep de escalatie van de waardeteams - waar de situatie werd ontdekt - naar het leiderschapsteam dat het mandaat had om het op te lossen. Dat is de kracht van een goed ingericht cascadesysteem.

De vaste aanpak van Leading with Obeya is voor mij zeer waardevol in de opzet van een programma. Ik ervaar dat ook in een vervolgopdracht waar we te maken kregen met een snelle start van pressure cookers, zonder dat er al een dragende structuur was om die uit te voeren. Met Leading with Obeya konden we direct een structuur neerzetten die een snelle start kon dragen. Teams waren snel in staat om écht focus aan te brengen in het realiseren van strategie en konden tegelijkertijd vertrouwen op een sterke methodiek die dit droeg.

In de volgende blog neem ik jullie mee naar de concrete visuele invulling en toepassing van de methodiek, om de gezamenlijk bepaalde strategische richting ook echt naar uitvoering te brengen.

Meld je aan voor onze webinar op 21 april

Wil je meer horen over deze case en de inzet van Leading With Obeya om leiderschapsteams richting te geven aan het werk dat gedaan moet worden? Meld je dan aan via deze link voor onze webinar op 21 april 2026 van 16.00-17.00 uur, waarbij Rob Raeijmaeckers (Transformatiemanager Bauhaus en tevens tekstschrijver van deze blog) en Tim Wiegel (Founder Leading With Obeya) met elkaar in gesprek gaan over deze case.